冠军企管咨询 知识中心

资料来源：战隼的学习探索

作者：战隼的学习探索

编辑及配图：冠军研发中心

高效率阅读时要注意九个要点：

一、必须将自己的注意力集中于你所阅读的材料上

首先你要注意标题。你若还没有读过标题，那么你就得立即回过头去看看。 一本书、一部小说、一篇文章或者一个章节的标题，对你可能大有助益，因为它可能有这样几个作用：

1、它能告诉你，现在你正在读什么。

2、它能告诉你，为什么你要读这本书、这篇文章或者这一章节。

3、它能激发你的好奇心，从而使你更想读这本书、这篇文章或者这一章节。 集中注意力之必要性和重要性是显而易见的。无数事实已经证明：没有一个人能够一边有效地阅读一本科学读物，一边却还在想着别的事情。

二、必须明确自己阅读的目的

书名、篇名、大标题、小标题以及开头的提示性问题能够帮助你确立阅读的目的。只有明确自己阅读目的的读者才能成为一个好的读者，因为只有这样的读者才能知道自己想通过阅读得到点什么，于是他（她）就能很好地集中自己的注意力。 “这真的是有魔力的吗？” 上面这个标题对你是否有吸引力？如果有吸引力的话，那么你一定是充满了好奇心，急于想知道这本书的下一章或者下一节里到底讲点什么。而一个充满好奇心的读者必定是一个比较好的读者。

三、要能够正确地读出每个词语并且懂得它的意义

1、要善于从上下文的联系中准确而完整地理解每个词语特别是关键词的意义。

2、要充分地利用书里为你提供的注释如果还有别的你不识的字、词或者你不懂的专门术语，你就必须查阅语言字典、词典或者各种专业辞典。 有时候即使只有一个词（特别是反复出现多次的关键词）你不懂，你也可能读不懂那篇文章或那本书。

四、要善于根据自己的需要调节阅读速度

为了从你的科学读物中获取全部重要的科学知识，你一定要慢慢地、仔细地阅读。 一般地说，开始阶段宜读得慢一点。待你对阅读内容比较熟悉之后，方才可提高自己的阅读速度。 如果你只是为了消遣而去读一本文学作品，那你就尽可以读得快一点。但你若是为了研究或者评论的目的去读的话，那就另当别论了。

五、必须理解阅读的内容

1、 做简洁、准确的笔记（可以利用提示性问题和小标题）

2、 善于利用总结来帮助自己回忆并记住那些重要的事实。

3、 写出一份简单的大纲。 让各种大、小标题帮助你找出各章开头的那些提示性问题的答案。然后，你阅读时记下那些你认为重要的事实。如果在一章的结尾部分有小结的话，那么你一定要仔细地阅读。你应该注意一下，你自己做的笔记中是否包含了书中小结里的每一个要点。

六、必须懂得阅读材料各部分内容之间的内在联系

你有必要花点时间去研究跟阅读内容有关的各种图片、图表、地图、地球、立体几何图形的模型和其它各种形象化的辅助手段。它们往往能帮助你对一些抽象问题的理解，并能使你把阅读内容记得更牢。

七、阅读时必须充分运用想象力

1、当作者选用了正确的词语来表达他的思想时，他就好象画出了一幅幅用那些词语构成的图画，而你就能用自己心灵的眼睛去感知个欣赏那些画。

2、当作者将一件事物与另一件事物作比较时，他就能将那幅由词语构成的图画描绘得更加清晰，同时也画得更快。

3、当作者使用的词语在你的脑海中形成了一幅幅鲜明的图画时，阅读将变得更轻松容易，也更令人愉快。

4、当作者使用的词语形成了你心灵的眼睛能够感知和欣赏的一幅幅图画时，你就必定能更好地理解并记住阅读的内容。

八、要能够从众多的细节中辨别出那些是重要的

一般地说，细节是不重要的，是可有可无的。但并不尽然。有些细节对你准确而完整地理解阅读的内容并不是可有可无的，而是必不可少的。

九、不要把自己的学习手段局限于阅读，不要把自己的学习范围局限于书本知识

 

冠军温馨提示：想要快速提升效率，成就非凡，请点击这里。

 

本文经冠军研发中心编辑，转载请保留链接，注明来源，出处，作者名字及文章标题。

资料来源：GTDlife

作者：老杨

编辑：冠军研发中心

去年的11月份，我购入了黑莓的7290，很是喜欢，但是速度稍微感觉慢了点。后来今年的7月份就直接升级成为了8800，非常满意。我没有用过palm，不好说哪个好，但是我觉得对大学生来说，PIM的功能已经够用了。虽然第三方软件支持得不够多，但是能完成基本的操作不就好吗？

    下面我介绍一下我怎么用8800做时间管理的。

    这是我黑莓的桌面（以下截图都是1：1大小）：

    桌面上用作时间管理的有三个软件：NextAction！（demo版），MyClock和BBnotepad，其中BBnotepad用来做收集，NextAction！用来做“下一步行动”的列表，MyClock用来做计时。下面我介绍一下时间管理的流程：

    1.收集

    脑子里面有什么点子的时候，可以用BBnotepad记下来，把文本文件作为收件箱使用，退出的时候按挂机键，这样BBnotepad只是切换出去了，再进去的时候工作状态是保留的，当然你也可以选择保存为文本文件

    2.加工及组织

    每天临近下班的时候，就把BBnotepad里面的内容清空，化为下一步行动的清单。有些2分钟以内就能做好的事情，马上做了就得了，也没必要进入下一步行动。

    有时候会需要把短信/邮件转化为行动，这样就需要装三个软件，OntoCalendar，atomichelix_notify!以及Atomichelix Taskify!。分别可以把短信/邮件转化为日程、便签或者是任务。

    安装之后，打开一个消息，就会出现上面的Onto Calendar、Save to Memopad和Save as Task三个选项了。十分傻瓜，不用再深入介绍了。

    3.排程及行动

    我一般安排自己每天两件大事，然后在空隙可以完成各种琐事。在大事上，不用手机记自己也知道，比如论文大作业啥的，琐事就得靠手机来提醒了。

    日程表就用内置的，可以方便的和Outlook同步，能提醒我好友的生日和在特定时间要做的事情。

    下一步行动就用NextAction！，这个软件还不错，主要是能快速切换分类和快速建立任务：

    但是是demo版的，我不知道会不会过期，但是因为它是使用系统的任务数据库，所以其实在系统内置的任务里面，也是能看到按照场所分类的任务的

    以后如果NextAction！真的过期了，我又没钱买（$60），那我会选择在每个任务前面添加一个前缀，表示不同的场所，比如+就表示家，@表示邮件，$表示购物等，在任务栏的Find里面输入前缀就能快速筛选了。

    回顾的话我主要靠晨间日记，就没手机什么事情了，虽然8800也能修改excel文档，但是还是感觉拖来拖去的不方便，更何况要保持一个单一的版本。

    最后，介绍一下MyClock这个软件，它有三个功能，一是指针型钟表

    然后有正计时，我读书一小时就用正计时，这样在差不多1小时的时候读完一章就停了。

    午睡的时候我一般就用倒计时了，到时会有提醒

 

冠军温馨提示：如果你对运用工具提高效率感兴趣，可以点击这里看看各种高效工具。

资料来源：蓝色理想家园

编辑及配图：冠军研发中心

作为一名网页设计从业者，一个良好的目录管理，可以很大程度上决定生产效能。

先说个故事：

那一年，我是个刚入行的小菜鸟….

当时我的存盘习惯非常不好，一般接到资料，随便建个文件夹就把资料放进去，用的时候到处翻。

有一次，客户来访，在技术经理的陪同的状况下，我需要把调出硬盘中的演示文档给客户看，可找来找去，总也找不到需要的文件，客户还微笑着说：“没有关系，慢慢找。”还好，我记得是之前2小时才修改存盘，尴尬之余，打开ps，用另存为方式找到之前的存盘目录。

这次教训对我印象很深，由此，乱堆乱放的习惯慢慢的让我给纠正过来了。

故事讲完了，不废话了，说说我的目录管理方式

不管是在公司还是在家里，设计中常用的资源和设计文件应该独立使用1-2个硬盘的分区，不与其他文件混合存放的好处就是，打开分区，不超过2秒钟可以进入自己需要查找的目录。

我的资源目录是这样排列的，分别建立常用目录：

我的硬盘目录如下：

PIC //存放图形素材

FLASH //存放flash素材

JS //存放JavaScript相关资源

website //存放客户网站制作文件

website其下目录结构：

test //客户网站英文名称

demo/ //ps未切割的页面演示文件

htm/ //ps切割后的静态htm文件

asp/ //（或其他语言命名）网站基本模型，包含程序语言文件。

flash/ //客户网站flash源文件

psd/ //客户网站psd源文件

doc/ //客户相关资料存放

ftp.txt //txt文本，存放客户ftp地址及登录密码

en/ //如网站有英文或其他语言版本，该目录可单独建立在asp目录下，便于管理。

这里用英文命名不是我英语学的好或怎么样？

英文命名的好处有2点：

1.打开IIS，建立本地站点方便读取和选择，我通常是把整个website下所有用户站点作为一个站点建立。

2.打开文件夹，在键盘上输入想要查找目录第一个字母，快速达到该文件。

 

冠军温馨提示：想要快速提升效率，成就非凡，请点击这里。

 

本文经冠军研发中心编辑，转载请保留链接，注明来源，出处，作者名字及文章标题。

资料来源：褪墨   作者： Leo Babauta

翻译：广冬方言   修改：弥缝

编辑：冠军研发中心

华盛顿邮报中有一篇文章说道如今有许多人在被成堆的电子邮件淹没之后，无奈的选择了放弃现在使用的Email邮箱或者删除他们所有的旧邮件。Merlin Mann回应更说明其中的无奈，即便删除所有的邮件也不足以拯救他：

一次性删除全部的邮件或许能免除痛苦，但是这也是暂时的，因为其根本的挑战仍然存在。我需要关注的网络信息数量已经远远超出我能支出的关注数量。更严重的是，我认真回复邮件的能力更是导致问题进一步加剧。这些也就最终导致了我的Email Inbox被一堆一堆未读邮件堆积、覆盖。

如果你也是深受其苦，被这些无穷尽的Email淹没中的一员，你是有选择——你并不需要再宣布自己的Email收件箱已经塞满啦！

这里我提供一些非常实用的Email处理规则，从此以后，不管每天收到多少邮件，它都能帮助你从成堆的邮件中解脱出来。首先，让我们看看在这三条基本原则。

原则1 ：你不需要回复每一封电邮。如果你每天收到多于50 封（甚至100 多封）电子邮件，你是不可能回复得完的。

原则2 ：区分优先级。如果你不能回复每一封邮件，那你就得为自己收到的所有邮件划分优先级，优先给对重要的信件进行回复。而剩下的你仍需要区分优先级，其中等级最低的瞄一瞄即可。

原则3 ：你不能整天处理邮件。你不得不承认，你还有其他比查收邮件更重要的事情要做。所以每天只要在特定时间处理邮件。邮件过载时人们就不会感到他们完成了一天的工作。所以让你觉得这一天工作结束了的唯一的方法就是设定时间界限，当这个界限达到了，你就算完成了工作。其他必须做的事情放到明天去。即便在自己以后的工作生涯里，我们也没有把任务清单中的每一项任务都完成，但工作一到5点，我们还是要照样下班回家。

根据这些原则，我创建了一个应用规则系统来对付大量的电邮：

规则1 ：去粗存精。

有一些特定的邮件是必须当天处理，而另一些可以被搁置几个星期也都不会有什么问题的。所以，我们可以设置一些过滤器来处理它们（以Gmail做例子，不过绝大多数电子邮件都提供了类似的过滤器或者规则设定）：

· 重要项。在”发件人”域为你所有的重要联系人（合伙人、同事、广告客户、商业伙伴、父母、等等）创建一个过滤器。标记其为”重要”。你也可以设置一个关键词，例如“工作报表”等等，放到标记”重要”的过滤器中。然后把这个关键词放到你的签名中，任何人回复你的邮件都将加上”重要”标记。这些邮件仍然在你的收件箱里，每天你可以检查它们两到三次。

· 报告。我有很多”信息”类型的邮件，这些邮件并不紧急，我也不愿意它们堵塞我的收件箱。为所有这种类型(博客留言提醒、日历提示，等等)的电邮来创建一个过滤器，使用邮件地址来创建它，并给它加上”报告”标签，将其自动存档，直接跳过收件箱。现在这些邮件就不会出现你的收件箱了。而你可以通过标记每天查看一下。

· 其他。其他所有的邮件。创建一个过滤器，将“重要项”以及“报告”放在“不包含”域中，给这些邮件加上“其他”标记，同时自动存档。这样可以避免那些标记为“重要”或者“报告”的邮件被错误的放入“其他”文件夹。现在你的收件箱就应该只会有重要邮件在里面了。

规则2 ：所有的旧邮件都放到“其他”文件夹。

这是使你的收件箱清静的唯一方法——而且你还需要长期保持它的清净。即使你有来自重要联系人的邮件，你也需要在回复后将它放入“其他”文件夹，并且存档使它不在收件箱中出现。这样你的收件箱就应该是空的了。下面的规则将告诉你如何保持这种状态。

规则3 ：设置固定的时间处理邮件。

你不需要整天开着你的电邮通知程序。学着解脱自己，不要每天检查20多次邮件。在设置的时间，每天检查2-3次。我们暂定为早上10 点，下午1点以及下午4点。如果你有很多邮件，可以再多加早上11点和下午4 点；如果你没有，那就更好了。每天只检查一次。当你感到有无形的力拉你去检查邮件时，也要克制自己。

规则4 ：浏览“其他”并划分优先级。

其他邮件让我们感到被邮件淹没的根源。绝大多数人都可以很好的处理重要的邮件以及浏览报告邮件。但是对于其他邮件，我们觉得应该去全部回复，否则自己就会觉得不称职或者会让对方认为我们很傲慢。我们是不可能回复所有邮件的（原则 1），这是不得不接受的事实，即使会使对方对我们产生不好的印象。如下就是如何处理其他邮件的步骤：

· 浏览。在你一天的第一个邮件处理时段，快速的扫一遍其他邮件，然后决定他们是应该删除还是回复。在Gmail 中，你可以通过使用快捷键来提高效率：“#”来删除，“y”来存档，“o”来打开。把每封邮件扫一遍，然后删掉它或者标记为待回复。

· 区分优先级。哪些邮件是你可以标记为待回复的？可以给你带来利益的、提供给你一个工作机会、或者请求的博客广告代理等等，这些是你需要回复的。有时候这只是一封很有趣的电邮，但你却很乐意回复它，那也给它加个标记吧。但是大多数的其他邮件，你应该只是简单的看看就跳到下一封。

· 模板回复。如果你觉得自己需要回复绝大多数收到的邮件，你可以使用文本扩展程序例如AutoHotKey来设置一些回复模版。我推荐你建立5-10个不同的回复模版，而不是只设置一个。一个回复用来感谢他们积极的反馈，另一个拒绝一个请求，等等。如果你感到你给了太多同样的回复，把回复输入到AutoHotKey中并配上一个键组合。以后，按这几个键，你就可以快速的打开你的回复模版。

· 标记需要进一步处理的。那些你选定的具有较高优先级的，需要回复的信件，你应该加上“待回复”标记，并且去掉“其他”标记，然后继续下一封。当你阅读完所有的邮件后，便再扫一遍“待回复”文件夹，进行快速的回复。

规则5 ：设置一个时间限，迅速处理，完成任务。

你应该设置一个15-30分钟的时间限（取决于你邮件的数量），从而避免自己白白在邮件处理上花费了几个小时的宝贵时间。记住，当你处理电邮的时间段一结束，就表明你的任务已经完成了。你可以松一口气，然后把剩下的留到明天。下面是如何快速处理并清空你的收件箱的步骤：

· 首先处理收件箱中重要的电邮，直到清空。快速回复、删除、转发，存档（供以后参考），或者在你的任务清单里写下需要做的任务。不要读完了一封电邮，却还把它留在你的收件箱中。如果一封电邮需要较长的时间回复，而你现在又没空做，标记上”待回复”，稍后再处理。

· 浏览报告和其他邮件。绝大多数报告和其他邮件不需要回复或其他行动。仅仅阅读他们然后或删除，或转发，或存档。给需要回复的邮件标记上”待回复”，稍后去处理。

· 回复。一旦你已经把收件箱里的重要邮件都扫了一遍，而且浏览和标记了报告以及其他邮件，你需要做的只剩下回复了。对于这些，你可能今天做不完。那没什么问题。尽可能快地去处理，剩下的留到明天。这个文件夹不需要清空。当时间限到了后，离开并结束。

· 键盘快捷键。你确实需要记住重要的快捷键。对于Gmail，“r ”代表回复，“f”代表转发，“#”代表删除，“y”代表归档，”o”代表打开。的确，这些是你唯一需要的动作。一旦你可以很好的使用这些键盘快捷键，邮件处理应该是轻而易举的事（ be a breeze）。

参考文章：http://www.mifengtd.cn/articles/5-rules-that-avoid-email-bankruptcy.html

本文经冠军研发中心整理、编辑，转载请保留链接，注明来源，出处，作者名字及文章标题。

* 除非特别声明，本站采用许可：署名，非商业。

如果你对提升效率有兴趣，可以点击这里。

资料来源：葡挞生活

作者：葡挞生活

编辑及配图：冠军研发中心

这里主要对用Google Reader简化阅读，提高阅读效率的一些经验进行一下汇总和小分享，希望能起到一点点抛砖引玉的作用。

1. 首先，关于Google Reader是什么，怎么用的问题：

Google Reader刚推出的时候我就试用了一下，发现做得那叫一个烂，还敢拿出来Beta，真是该打。话说彼时俺是用的抓虾，也用的不错。不过将近一年之后再尝 试，就发现做得有模有样了，这一尝就不想再切回去了。互联网工具果然只有一个点击那么遥远。说得远了，回到Google Reader上来。Google Reader就是一个在线的RSS阅读器，帮助你把朋友的Blog，你关注的名人博客，以及《商业周刊》，《IT经理世界》这些有互联网版的杂志的信息汇 集到一起的好东东。这里有简单的使用教学，另外，電腦玩物上有关于Google Reader比较全面的介绍。

2. 一些提高阅读效率的技巧

Google上一搜发现好多经验分享，比如：

月光博客上翻译了如何使用快捷键，全屏阅读等功能来提高效率的经验。名字译得很吓人，Google Reader高级技巧快速入门。GTDLife上讲的优化阅读习惯很对，特别是用“阅读趋势”来为Feed列表减肥这一条真的是很有用哟。当你每次一开Reader就蹦出来1000+未读信息，那也太吓人了一点。有人分享了Google Reader的搜索技巧，还有人谈了谈怎么分享好文章给朋友。不过我觉得分享这个东西还真是见仁见智，如果一打开Reader发现某个朋友分享了50+消息，而且品味还有点囧，也是有那么一点点烦的吧。

另外，Lifehacker上也有一篇Hack Attack: Getting good with Google Reader，主要讲快捷键的。而Lifehack上则一口气来了10条技巧，不过都是不错的，过了一眼，觉得以下几个建议是我平时也真正有感觉的：

  4. Add tags to your feed items.

当然要给Feed加上标签，也像分类啦，方便查找嘛。

  6. Star items for future reference.

最近用的尤其多，好找啊。

  9. Do a weekly or monthly cleanup.

10. Dedicate a certain time of the day for reading your feeds and stick to your allotted times.

有输入是好事请，输入太多可就爆了。信息过载会很疲劳的。

另外，[CJ]在GTDLife的Google Group中分享了他的技巧，大家可以尝试一下哦。

但是时间久了这样其实也相当不便，
一是Reader本身是Inbox的性质，会源源不断地更新，整个体系看上去蛮混乱的，
二来Reader的搜索功能实在是有愧于前面的Google招牌
所以遇到想要保存的文章，我会在阅读时按下E，启动邮寄功能，寄给自己，
在Gmail里面也作一个类似的标签系统，例如”阅读”，这样日后可以用Gmail完整的搜索功能找到想要的文章。

3. 简化阅读的一些技巧

当然，除了能订阅的信息以外，我们还会在网络上遇到很多不期而遇的好东西，比如在豆瓣上看到一篇打动你的评论，在JavaEye上看到很好的技术文章。这时有可能在公司，自己的知识管理系统不在手边。怎么办？我一般是用美味书签保 存下来。因为装了Firefox的插件，所以直接Ctrl+D就OK咯。但是又发现时间一长，网络书签有荒废的趋势……还好美味书签有提供RSS，这样我 就可以在Google Reader中订阅自己的阅读，而且可以随时加上星号。这样就不用每次都要跑到页面上去搜索了。

另外有时候会遇上一些闪光的小句子，这个时候Twitter是一个不错的选择。140个字的微型博客，其实有点像个人广播系统啦。而TwitterFox可以让我在浏览器里面就记录下刚刚看到哦的句子。作为Web 2.0的代表，当然也提供了RSS订阅了。又少了一个需要访问的页面。

把觉得以后回顾需要用到的都标上星号，这样每周回顾的时候就可以很好的整理到自己的知识管理系统中去了。那些没打上星号还有用的？Oh，不要那么贪心嘛，既然第一眼你都没觉得它有用……我们总不能老是想着全知全能吧？哈哈，何况当你某天想起曾经读过某个点的时候，还有搜索功能帮助你呢^^

当然，随着提供RSS订阅的网络服务越来越多，会有越来越多你关注的信息进入Google Reader的，悠着点，不要信息过载哦~~

 

本文经冠军研发中心编辑，转载请保留链接，注明来源，出处，作者名字及文章标题。

* 除非特别声明，本站采用许可：署名，非商业。

如果你对提升效率有兴趣，可以点击这里。

原始资料来源：CHEERS杂志
整 理 编 辑：冠军研发中心

要提高工作效率，就要从你的办公桌开始。 改善你的办公环境，运用一些收纳管理的方法与工具，让你的思绪、创意与重要讯息，归纳到一个个有迹可寻的地方，让你工作更加有效率，压力大大减轻。

做好收纳能提升工作能力

曾在亚马逊网络书店登上排行榜冠军书《收纳其实很容易》（Organizing from the Inside Out）的作者茱莉•摩根斯坦（Julie Morgenstern）原本是一位毫无秩序的上班族，当了妈妈之后吃足了育儿琐事的苦头，下定决心做好分类收纳的事务，不仅建立了生活秩序，甚至在1989年创办「生活大师」生活管理顾问公司，提供各种收纳咨询服务，主要客户包括美国运通等知名公司，这正是收纳管理的最佳印证。

你也许喜欢乱乱的工作环境，比较自在，但有秩序的收纳工作会限制创造力吗？茱莉•摩根斯坦认为收纳是帮助释放而非限制你的创造力，因为它替你和工作材料间建立一条快速快捷方式，使你更有效率。

她曾帮一位自由作家解决了紊乱的工作方式，利用彩色编码的系统分类，将进行中的作品、已完成的计划和未来创作的想法作清楚的分类归纳，不仅不会影响创作，在整齐的工作环境下，心情轻松明朗，而激励出源源不绝的创造力。

以下6个步骤帮助你轻松做好办公室收纳工作，创造优质工作环境。

Step 1：计算空间，创造空间

要将所有档案物品做适当的规划前，先要了解自己能使用的私人办公空间有多大以及有什么设备。优美办公家具企画部部长连国梁指出，一般来说，个人办公桌或办公空间会依职位阶层的高低来分，以一般的上班族而言，基本配备是一张平均130（宽）×70（深）公分的桌子，桌子中央会有一个薄抽屉，另外再配一个活动抽柜（也就是所谓的桌边柜），财务或行政部门会搭配直立式公文柜储存大量数据文件。另外搭配各式会谈桌，还可创造讨论空间。
以功能而言，大致又可分为计算机作业区、文书处理区及收纳储藏区。
计算机区包括有PC的屏幕、鼠标、键盘以及主机，另外还搭配有喇叭。目前有些办公桌会将中央薄抽屉改成键盘架，如果把主机放在地上，就可以再争取一些桌面空间。如果是笔记型计算机当然比较省空间。

文书处理区域的大小通常是扣除掉计算机区及书籍、文件物品后所剩不几的空间，如果你的桌面被一堆凌乱的档、纸张或私人物品淹没，那你可能无法看见桌面甚至没有地方可以书写。
对于空间的运用，宜家家居（IKEA）市场营销企画萧春玉点明东方与西方的不同，「西方人计算空间会看长、宽、高，东方人比较习惯只看平面长、宽，其实我们更需要向上争取空间。」例如利用较高的屏风隔板搭配吊柜、挂墙层板等往上延伸等方式，创造收纳空间。
生活工场企画部王芳群创造办公空间也有一套，他利用小型双层储物柜，将抽屉取出分别运用，原本柜子的双层结构及两个抽屉就变成4个储藏空间，多了一倍置物空间。

Step 2：分类归纳

在公司分配有限的空间下，运用一些巧思增加自己的工作空间后，还得要把文件物品归纳得宜，才能算是成功又能真正得心应手。

计算机进入办公室后，大家原本预估纸张的使用会减少，但事实却相反。连国梁曾看过一篇国外报导指出，「如果说过去的纸张使用量是1，目前用量却是1.3，」可见计算机化时代并未能真正减少纸张的使用。

「分类归纳文件建档的工作太重要了，」对于营销业务繁多的网际智慧公司营销部项目经理刘映汝深切体认。她表示，目前的纸张几乎就是A4大小了，把要用而未分类的文件通通整齐地堆栈在一起，放在固定的位置，千万不要散成纸海，这样你要找某一份档案你就知道一定在这一堆了，等看过后再依自己的分类方式归纳好。

初步救急的方式只适用于少量档案，大量的档案还是得靠符合自己工作需求的分类方式来归纳。以刘映汝的工作来看，她负责公司所有产品的营销事务，所以她会给每个产品一个大的数据夹，每个数据夹中又分成公关、活动、记者会、展览等，分别用L型透明夹收好，做好标签，再汇整收到产品数据夹中，这样就能一目了然。

刘映汝提醒大家，每份档案可能有不同版本，建议每次更新都能注明日期，这样就能快速找到最新版本的档案，如果要追溯之前的内容或是否修订有误，也可轻易找到。

除了用产品类别来分，连国梁也广纳同事意见，建议可以依经常接触的部门业务来分，例如业务部、营销部、财务部等；或是依文件功能，如合约类、工作报告类、厂商资料类等。重点就是要了解自己的工作对象与需求来分类，分类后，最好能利用有索引内页的文件分类套来收纳，更便利找寻。

除了纸张档外，期刊的收藏也占据了很大的空间。经常阅读期刊的刘映汝曾经把所有的期刊堆栈成一座小山，不仅不利调阅、占空间，有时同事借走后一去不回，也不容易察觉。

现在刘映汝也将期刊有秩序的归档首先先分成周刊、月刊，周刊下又分成：《商业周刊》、《数字周刊》等，月刊又分成《CHEERS杂志》、《天下杂志》等，每一种刊物按期别顺序排好，种类之间再以小隔板或桌上型小书架隔开，这样调阅数据非常便利，同事要借阅也方便，也较不容易遗失。

至于分类到底要分到多细呢？千万不要分上瘾哦，复杂的分类系统反而可能造成寻找不利。茱莉•摩根斯坦在《收纳其实很容易》就提醒大家，100个档案中，每个只装2份的档，不如分类成20个档案，每个有10份档来得方便。过于复杂的分类，在一段时间后你自己可能忘记分类的逻辑，以致于找不到文件而倍感挫折，导致你又不想好好归纳档案，这样就错失了分类归纳的益处了。

资料来源：中国无损检测人才网 

原作者：佚名

配图及编辑：冠军研发中心

每个办公室都存在效率低下的现象：传真机无法正常工作、文件杂乱无章或是丢失、办公室里人来人往使人根本无法高效工作——这并不奇怪。而令人惊讶的是，许多公司只是被动地适应这些毛病而不是对它们加以改进。

检查一下你的办公室，看看是否存在造成工作效率低下的8种通病，然后加以改进。

1、过时的技术设备

过时的计算机、打印机、软件和其他技术设备将会降低工作效率。例如，一名用性能低下的个人电脑的图形设计人员每次打开或保存一幅图像时都要等待20-30秒钟；用低速拨号上网的员工也面临同样的问题，网页可能打不开，甚至会造成电脑死机。

怎样判断技术设备是否过时呢？一条通用的准则就是，如果你的计算机不能运行一套关键软件的最新版本，那么就需要进行升级了。你在新设备上的投资将很快会在提高的工作效率中收回来。

2、工作空间安排不合理

花上几天时间观察公司的工作方式，找出由于工作空间安排不合理造成的效率低下问题。例如，由于桌面不够大，每次要打开文件都要跑到别的房间去；由于电脑离电话太远，每次电话会议结束后你都要重新输入会议记录。

要解决这些问题，通常只需要重新安排一下工作空间，可能就是将乱堆的书本从桌面上移开或是多拉一根电话线这样简单。

3、效率低下的文件管理制度

文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难，从而造成大量人力和时间浪费。 

要解决这一问题，就要保证你和你的员工有必要的将文件归档的条件。看看是否需要增加文件柜，使所有的员工都能够容易地将文件最类，以便于查找。最后，可以将不常用的文件搬到储藏室去，使员工更容易找到常用的文件。

4、未加管制的信息流

由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用，使得工作环境中充斥着新闻、市场信息、垃圾邮件和私人联络。这些外来因素会分散员工的注意力，降低工作效率。

减少工作中分散注意力的信息数量。退订那些你不读的电子邮件杂志，使用电子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开。在办公室时关掉移动电话。只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的人。

5、组织拙劣的会议

召开不必要、没有重点的会议将会降低工作效率，打击员工的士气。经常会发生这样的情形：员工们被如集起来开会讨论某个主题，结果会期拖得过长，决定未能作出，或者是偏离了会议要解决的问题。

开会之前要看看这一问题能否通过打电话或是其他方式解决。如果确实需要开会，要限制时间，用议事日程使会议不要跑题。指定会议主持人，其责任是在有跑题迹象时采取行动，使会议回到正轨。

6、低于标准的研究资源

依靠不可靠或是过时的杂志、网站、白皮书或是其他资源将会使你付出更多的劳动。

只订阅那些员工真正会去看的出版物，鼓励员工使用更有价值的搜索工具。也就是说不订那些没人看的报纸和杂志，向员工提供高质量的网上信息资料。另外，寻找从打印出来的信息向可搜索数据库的转变。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址录进行工作，看看能不能找到光盘版——这样搜索起来就非常方便快捷。

7、干扰

许多小公司的办公室不够宽敞，同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关门的声音都会降低整个办公室的工作效率。

重视工作场所的噪声污染问题并采取措施。将电话铃声调小，关掉音箱，提醒大声喧哗者降低嗓门。用屏风、植物等在开放的办公地点中营造私人空间，减少视觉干扰。

8、混乱

许多成功的主管的桌面都有一个非常突出的特点——没有杂物，非常整齐。混乱会造成干扰，降低工作效率。

环视你的办公室，看看哪里是造成混乱的根源。它可能是一条乱拉的电话线，也可能是一个放在过道上的盒子，或是办公桌上一台已经损坏了的设备。将用不着的东西移出视野之外，将不再使用的东西扔掉。

 

参考文章：http://ndt.baidajob.com/webbuild-model/hangye-b/zixun/hyInfoShow.asp?type=2&id=3539

 

本文经冠军研发中心翻译、整理、编辑，转载请保留链接，注明来源，出处，作者名字及文章标题。 

续上一篇文章：巧妙管理PhotoShop文档提升工作效率(上)

Photoshop中回溯历史记录的步骤是有限的，所有操作在经历超过一定步数的修改后都无法进行版本还原，以及进行针对原版本的修改。对于一个工程文件而言，版本不可逆是灾难性的。所以针对Photoshop，应该保留素材的原始数据，尽量使用非破坏性编辑。

　　“非破坏性操作”是图像处理软件长久以来面临的问题，Adobe从最早的版本到最新的CS4，经过十几年发展，photoshop的用户们也遍历变迁。最早Photoshop的使用者为了保留历史版本，不得不频繁“保存副本”。直到后来有了历史记录面板，有了快照，有了调整图层，有了智能对象，CS3版本中更向3dsMAX学习了属性堆栈。

　　Photoshop在“非破坏性操作”的4个方面上已具备的功能(截止到CS3版本)：

　　1、原始数据的留存：智能对象、历史快照。

　　2、效果叠加：填充图层、调整图层、混合模式和图层样式

　　3、操作区域：上文中提到的蒙版，剪切组

　　4、属性堆栈：智能对象的滤镜库堆栈(PS3中新功能)。

　　四、使用填充图层和调整图层

　　图层面板下方的添加调整(填充)图层按钮

　　1 填充图层：

　　当需要为页面上某个版块添加浅灰色背景，在导航上使用长条型漂亮的渐变背景时，你是习惯如何操作，创建一个空白图层，在选区里直接填色?还是使用填充图层?

　　Ps中传统方式是在空白图层中创建选区或路径后执行填充命令，但自从允许使用填充图层在对象中填充纯色、渐变或纹理后，油漆桶变成了最鸡肋的工具之一。

　　相比较传统方式，填充图层具有更大的操作灵活性。单击图层面板中的图层缩略图，就可以随时更改颜色、修改渐变、更换纹理，且具有非常直观的预览效果。

　　填充图层中填充对象的形状范围实际上是一种内置蒙版，所以这种填充方式集合了蒙版的种种优势，比如可以使用黑白画笔来随意修改填充边缘、或使用矢量编辑工具来修改矢量形状蒙版。

　　

　　图示案例：使用渐变填充图层、使用画笔/橡皮擦修改蒙版

　　在web设计中，所有需要使用填充色块的地方都尽可能使用矢量路径+填充图层来完成，这样生成的填充色块可以随时随地保持方便修改和无损形变。

　　

　　图示案例：使用矢量工具+填充图层 创建常用元件。

　　2 调整图层

　　调整图像的色阶、色相、对比度、色彩平衡?把彩色图像变为灰度图像，色彩反相，调整照片的色温，这些都是最常用的操作。但你经常拿不定主意，对原始图像施加调整效果进行实验……

　　一个设计成浅蓝色的按钮，BOSS看了不喜欢，要求改成浅绿色。改完以后效果不好，BOSS又要求改成灰色……

　　如果你经常遭遇上述情况，请选用“调整图层”功能来进行你的调色实验吧。

　　PS中可以用来实现图像调整的方法：

　　

　　使用调整图层要好于其它两种操作，调整图层不会更改原始图像中的像素，(会略微增加文件大小)，也是一种内置的蒙版。可以随时更改。 在进行多项调整时，使用调整图层意味着新建多个图层，多个调整图层可以分别修改排序、混合样式和透明度。

　　

　　图示案例：使用调整图层改变元件配色

资料来源：http://www.xlzx.cn/html/news/healthnews/2008/0926/11121.html

文章选编：丁卫红

编辑：冠军研发中心

 

“工作是一个橡胶球，你把它丢在地上，它还会弹回来。但是另外四个——家庭、健康、朋友和精神是玻璃球，如果你把其中任何一个丢在地上，他们将不可避免的磨损、打上印痕、甚至支离破碎。他们永远都不会一样。你必须懂得那些，并且致力于你生活中的平衡。”

 

Brain Dyson 可口可乐首席执行官 1959－1994在今天这个疯狂发展的世界，找到工作和生活之间的平衡点，不是一个简单的任务。在工作上花费更多的时间，就意味着你会错过提升个人生活质量。更进一步说，如果你面对着个人生活中的诸多挑战，照顾年事已高的父母，为婚姻问题所困，或者金融危机，那你将很难全身心的投入到工作中。

无论你关注于工作的时间是过多还是过少，当你感觉到你的工作和私人生活不和谐了，就会带来压力。

这里有15个小贴士，可以帮助你达到平衡点——或者至少可以让你不必担心。花一点时间去阅读，并且反思，然后使你的生活达到平衡。

1.不要过多预订

对于人们来说，在一个工作日塞进尽可能多的工作是不正常的。关键是：事情的发展往往不是按照预先的安排。这意味着大量的时间浪费在不能履行的约会、不会回复的电话以及其他不会发生的事情上。不要尝试计划做太多的事情，假定你今天打算做的事情只有50％能够完成，如果你不这样做，你仅仅会把有价值的时间浪费在寻找事情为什么没有发生的原因上。

2.分清主次

高效利用时间的秘密是，清楚的知道那些事情是重要的，哪些事情是可以暂缓的。但是关键是把最锋利的刀刃用在发现事物的本质上。学会提问，可以帮助你确定事情的紧急程度，在谈判之前，要有足够长的考虑时间，不要落入“即时回答”的陷阱。把所有事情都置于最高的优先级别只能耗尽你的精力。

3.定制计划

反思你一周之内做的每一件事情，包括工作相关的和工作无关的活动。决定什么是最重要的，什么是你最满意的。删除你不喜欢的活动，任何时候都不要内疚。如果你没有做出某些决定的权利，和你上级或者监护人商谈。

4.利用选择权

弹性的工作环境也许能够减轻你的压力，同时可以释放你的一些时间。远程协作、分享工作、可伸缩的工作时间或者或者一个压缩的工作周，都是潜在的选择。

5.管理时间

有计划的完成你的家务事，一次出行完成所有的跑腿任务，是你能够节省时间，获得更大乐趣的两个方法。同样的，尝试制定一个包括重要日期的家庭日历、一个需要做的事情的每日清单，这会帮助你避免面临最后期限时的手忙脚乱。并且，如果你的老板提供一个关于时间管理的课程，不要放过。

6.学会说不

高效时间管理的一个最大的方面是，意识到你不必同意所有的事情，答应所有的人。以你自己的标准，利用你的权利鉴别哪些事情是不值得你花费时间的。你应该学会，对一件事情说不的同时，对一些其他的事情保留说是的余地。做到这些，意味着你可以暂时把桌子上的东西清理掉，小憩一下。

7.合理组织

排列好你的时间，不仅仅是一个时间表的问题。如何操作将具有决定性的意义。这意味着你要把每一个元素，都尽可能的组织成一个顺畅的工作流程。在你的事务里，每一件事情都按照逻辑进行系统的设置，因此，任何人需要任何东西的时候，都可以很快的找到它。排除混乱，将会为你每年节省240到288个小时，这是一个美妙的礼物。

8.利用技术

尽管个人习惯和经验可以在时间管理方面获得成效，但请不要忽视技术因素，在你的日常工作中，你可以把技术作为另一种武器，充分利用它能让你获得最高的效率。比如，一些软件可以帮助你整理大量的用户和产品细节，允许你方便快捷的存取。STICKY NOTES（即时贴，就是纪录直接附着于三维模型的详细设计信息的”即时贴(sticky notes)”。通过它们来共享与设计以及设计决策有关的详细信息，比如说某个设计修改的原因及日期。）是这个世界上最糟糕的东西之一。你应该依靠你自己的数据库，这样做，什么事情都不会忘记。

9.但是不要过分依赖

然而，许多人却出于恐惧而对于使用技术小心翼翼，他们对此保持了太多的接触——因而他们的时间往往被恼人的电子邮件和电话呼叫消磨掉了。高效时间管理的一部分，就是知道什么时候关掉它们。关掉一部移动电话或其他的无线设备，意味着在沟通中划清界限。简单的说，它帮助你在你的个人时间和专业时间中取得平衡。

10.慢下来

生命过于短暂，所以不要让一些事情匆匆而过。停下脚步，享受你身边的事，感受你的家人。抛却一切，每周都有一个晚上尽情娱乐；每一天都要有自己的时间，可以看一部电视剧，或者听听莫扎特；并且，每个周日都安排家务劳动，以此享受周末的自由。

11.不要拘泥小事

有一种共同的压力，感觉起来就像你失去的控制。让它见鬼去吧！虽然说起来容易做起来难，但是要学着暂时的忽略一些事情。比如说，盘子不用每天都刷，屋子不用每周都一尘不染。要学着去意识到一些事情不会你的生活造成冲击，允许你自己让他们随遇而安——而不要逼着自己非作不可。

12.不要总是追求完美

尽力做好就可以，时间管理不是一门精确的科学。不要因为纠缠于每一秒而过分劳累——并且在过程中浪费时间。停止追求完美吧！生命中机会没有事情必须要做到完美。做你能做的事情，并且享受过程，将会更有乐趣，更能提高生产力。因为事情顺利的发展而欢欣，因为出现错误而从中吸取经验。把他们看作电影中的场景，而你从中获得益处。

13.获得足够的睡眠

在睡眠不足的情况下工作，没有这更沉重，更具危险性了。不仅仅是你的生产力收到影响，而且你会招致灾难性的错误。或许，到那时你要工作更多的时间以弥补那些错误。

14.依靠你的支持系统

在压力沉重，艰难困苦的时候，与你的可信赖的朋友和大学同窗进行交谈，是给自己的一份礼物。只要确定，你有可信赖的朋友和亲人，在你加班工作或出差的时候，他们能帮助你。

15.获得专业的帮助

每个人都会不时的需要帮助。如果你感到你的生活过于混乱而无法管理，并且为此苦恼，和专家进行交谈，比如你的医生，心理学家或顾问，他们会给你专业的建议

最后，最关键的词是平衡。你需要发现工作中的平衡点。成功固然值得喝彩，但失败也不要丧失斗志。生命是一个过程，同样是一个为生活的平衡奋斗的过程。

参考文章：http://www.xlzx.cn/html/news/healthnews/2008/0926/11121.html

 

本文经冠军研发中心翻译、整理、编辑，转载请保留链接，注明来源，出处，作者名字及文章标题。